Setiap asosiasi publik atau profesional memiliki badan pengatur, yang, dengan frekuensi yang ditentukan dalam piagamnya, harus mengumpulkan semua yang tertarik untuk mengadakan pertemuan pelaporan dan pemilihan. Pintu masuk ke pertemuan tersebut terbuka untuk semua anggota masyarakat ini atau untuk delegasi dari kelompok peserta, dengan cara ini mereka menggunakan hak mereka untuk berpartisipasi dalam kegiatannya.
Instruksi manual
1
Pikirkan agenda pertemuan. Karena laporan dan pemilihan merupakan salah satu masalah penting, jumlah pemilih dalam kasus ini diharapkan akan maksimal. Karena itu, di samping topik-topik ini, Anda dapat memasukkan masalah mendesak lainnya dalam agenda yang akan Anda diskusikan dengan anggota asosiasi Anda. Tentukan waktu dan tempat di mana pertemuan pelaporan dan pemilihan akan diadakan. Kamar di mana direncanakan akan diadakan harus dapat diakses dan cukup luas untuk mengakomodasi semua orang.
2
Beri tahu semua yang tertarik untuk mengadakan pertemuan pemilihan laporan. Untuk melakukan ini, kirim undangan yang menunjukkan agenda, tanggal dan tempat rapat. Tutup pengumuman dengan informasi ini di tempat-tempat di mana jumlah terbesar anggota asosiasi ini dapat melihatnya. Jika perlu, letakkan pengumuman seperti itu di media dan di televisi.
3
Atur pendaftaran peserta, yang harus dimulai setengah jam sebelum pertemuan. Tetapkan pendaftar dalam jumlah yang cukup sehingga pada awalnya semua yang datang memiliki kesempatan untuk menunjukkan data pribadi mereka. Biasanya, ini adalah nama belakang, nama depan dan patronimik, organisasi atau unit strukturalnya, alamat tempat pendaftaran atau tempat tinggal, informasi kontak.
4
Pilih ketua dan sekretaris pertemuan. Perhatikan bahwa ketua badan yang Anda pilih tidak dapat dipilih sebagai ketua rapat. Jika perlu, jika diatur dalam anggaran rumah tangga, pilih komite kredensial yang memeriksa kredensial deputi jika mereka dipilih dari kelompok anggota asosiasi.
5
Sekretaris harus menyimpan catatan. Dalam protokol tersebut cerminkan jumlah delegasi atau anggota asosiasi yang hadir pada pertemuan tersebut, siapa yang terpilih sebagai ketua, sekretaris dan dengan hasil pemungutan suara apa.
6
Ketua badan yang dipilih membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan. Dalam protokol mencerminkan jumlah suara dengan penilaian - apakah itu diakui memuaskan atau tidak. Pertemuan tersebut harus mendengarkan proposal tentang komposisi baru dari badan yang dipilih, mendiskusikan dan memberikan suara pada setiap kandidat secara terpisah. Cerminkan hasil pemungutan suara dalam notulen.
7
Setelah semua masalah yang diuraikan dalam agenda dibahas, ketua rapat harus menutupnya dan menandatangani protokol penyelenggaraannya bersama dengan sekretaris.
