Beberapa surat berakhir begitu samar sehingga penerima tetap bingung: Anda harus membaca kembali teks untuk memahami esensinya. Karena kurangnya waktu, penerima dapat membuang surat atau terganggu oleh sesuatu dan tidak lagi mempelajari situasi yang dijelaskan. Akhir yang jelas, singkat dan kompeten menekankan rasa hormat kepada pembaca dan membantu untuk dengan cepat menanggapi permintaan atau permintaan.
Instruksi manual
1
Terangkan dalam tiga paragraf apa yang ingin Anda katakan. Mungkin kelihatannya pikiran dinyatakan dengan jelas, tetapi persepsi informasi tergantung pada keadaan pembaca. Karena itu, baca kembali teks dan tulis tiga pemikiran utama secara terpisah. Itu bisa berupa fakta, tanggal, nama, dll. Tidak perlu emosi, tulis sebentar, dalam beberapa kata, karena Anda hanya perlu mengambil stok, ingat poin utama.
2
Tulis tiga tindakan yang harus dilakukan oleh penerima pesan. Reaksi orang bisa tidak dapat diprediksi. Tampaknya bagi Anda bahwa adalah mungkin untuk bereaksi dengan jelas terhadap informasi yang disajikan, tetapi seseorang melakukan ini tergantung pada kebiasaan dan niat individu. Jika Anda tidak secara jelas menunjukkan apa yang Anda harapkan dari pembaca, ia tidak akan mengerti atau mengatakan bahwa ia tidak mengerti.
3
Aturlah daftar yang diperoleh pada langkah-langkah sebelumnya dalam urutan kepentingan yang menurun. Akhir surat terkadang mengingatkan kata terakhir di sidang: kesan penerima surat, kesimpulan dan konsekuensinya tergantung pada ini. Hapus item dari daftar yang dapat dihilangkan tanpa memengaruhi makna pesan. Letakkan daftar pendek yang tersisa di akhir surat agar pembaca tidak kehilangan apa pun.
4
Tunjukkan tanggalnya. Jika Anda menunggu reaksi terhadap surat itu, tentukan harapan Anda. Beberapa orang memiliki kecenderungan untuk menarik hingga akhir, sehingga menunjukkan waktu tertentu mungkin tidak salah.
5
Tinggalkan detail kontak. Koresponden Anda harus dapat menemukan telepon Anda dengan cepat. Antisipasi situasi seperti itu dan, untuk berjaga-jaga, letakkan informasi yang diperlukan dalam surat, bahkan jika Anda yakin bahwa penerima memilikinya.
6
Bersikap sopan, ucapkan sesuatu yang baik, terima kasih atas waktu Anda. Penerima akan lebih cenderung merespons dan menghubungi Anda lebih cepat jika surat itu menyenangkannya atau menyelamatkannya dari pengalaman yang tidak menyenangkan.
7
Pastikan untuk menandatangani pesan dengan nama: ini menciptakan perasaan komunikasi yang nyata. Adalah penting bahwa orang tersebut berfokus pada jawaban dan membawanya secara bertanggung jawab. Berikan contoh dan orang akan memperlakukan Anda dengan cara yang sama.
