Dalam banyak kasus, Anda perlu menulis surat banding resmi ke satu atau lain otoritas. Sekarang banyak dari mereka sedang dikirim secara elektronik, meskipun aturan kompilasi tetap sama dengan opsi fisik. Jadi, bagaimana Anda perlu membuat dokumentasi seperti itu dengan benar?
Instruksi manual
1
Mulailah dengan menentukan posisi dan nama penerima. Misalnya: "Kepada chief engineer OJSC Polad Ivanov S. S." Kemudian tulis permohonan di bagian atas surat itu. Biasanya dimulai dengan kata "Dear". Berikutnya adalah nama lengkap dan patronimik penerima. Anda juga dapat menulis "Tuan Ivanov yang terhormat, " tanpa menyebutkan namanya. Perawatan harus tepat di tengah.
2
Tuliskan pembukaan untuk surat banding Anda. Tunjukkan dengan jelas dan ringkas alasan dan tujuan surat ini. Penerima dari paragraf ini harus memahami esensi surat itu. Misalnya, mulai seperti ini: "Saya menulis kepada Anda tentang kualitas bantalan yang tidak memuaskan yang Anda kirimkan kepada kami di dalam
oleh …"
3
Isi bagian utama surat itu. Sebagai aturan, itu terdiri dari dua hingga empat paragraf yang menyatakan keprihatinan tentang masalah yang diuraikan dalam pembukaan. Juga di bagian ini, nyatakan semua pemikiran tentang masalah ini dan kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Tunjukkan tindakan spesifik apa yang harus diambil oleh penerima untuk menyelesaikan masalah ini dalam waktu dekat. Gunakan tenggat waktu, angka, dan kalimat yang jelas.
4
Tulis sebuah kesimpulan. Pada bagian ini, rumuskan hasil dari seluruh surat banding. Contoh: "Saya yakin Anda akan menyelesaikan situasi yang tidak menyenangkan ini, dan dalam waktu dekat kerja sama kami akan sama seperti sebelumnya."
5
Masukkan tanda tangan resmi, yang terdiri dari nama posisi, serta nama Anda. Sebelum ini biasanya ditetapkan: "Dengan Hormat, " "Hormat kami, " "Dengan harapan kerjasama lebih lanjut, " dll. Pilih sesuai situasi.
6
Buat catatan tambahan atau catatan tambahan. Bagian kecil ini terletak tepat di bawah tanda tangan. Ini jarang digunakan dalam surat format ini, tetapi kadang-kadang masih ada tempat untuk menjadi. Catatan tambahan menginformasikan kepada penerima tentang beberapa peristiwa penting dalam kehidupan organisasi penulis surat tersebut. Misalnya: "PS Saya beri tahu Anda bahwa persentase penolakan dalam pengiriman bahan baku yang diterima 2 hari yang lalu meningkat menjadi 19%!".
