Di kantor mana pun dan di bagian produksi, karyawan sering bekerja dengan berbagai jenis dokumen, sehingga setiap orang memerlukan kemampuan untuk menyusun dokumen kantor, bisnis. Pada saat yang sama, ada persyaratan umum yang harus diikuti ketika menyusun dokumen - surat bisnis, pesanan, peraturan, pesanan, dll.
Instruksi manual
1
Kompilasi dokumen, mulai dengan mengklarifikasi kepantasannya dan berbagai masalah yang harus diselesaikan. Ini akan membantu Anda menentukan jenis dokumen dan bentuknya, yang sebagian besar menentukan sifat dan gaya penyajian kontennya.
2
Periksa peraturan legislatif dan departemen pemerintah yang mengatur penyelesaian masalah tersebut. Ini adalah tahap yang sangat penting, menunjukkan literasi Anda, dan memungkinkan Anda untuk menyusun dokumen yang sepenuhnya memenuhi prosedur yang telah ditetapkan untuk memproses dan menyelesaikan masalah bisnis. Ini juga akan membantu menentukan penerima, badan yang menyetujui dan mengoordinasi dan memastikan bahwa isi dokumen ini dan bentuk kompetensinya dari organisasi konsisten.
3
Mempelajari teks-teks dokumen administrasi dan peraturan sehingga dokumen yang disusun tidak bertentangan dengan mereka, tidak menduplikasi mereka. Untuk melakukan ini, Anda harus memiliki database elektronik dari dokumen-dokumen tersebut.
4
Kumpulkan informasi tentang substansi masalah yang harus diselesaikan, buat konsep dokumen. Saat menulis, gunakan teks layar dan frasa dan ungkapan standar yang biasanya digunakan dalam dokumentasi bisnis. Periksa dokumen lain yang dikembangkan di organisasi Anda atau dalam sistem perusahaan serupa dan gunakan gaya kompilasi mereka sebagai dasar.
5
Teks utama dokumen ini dimaksudkan untuk mendorong tindakan apa pun, untuk meyakinkan. Itu harus beralasan dan logis. Kata-katanya harus benar-benar dipatuhi secara hukum. Yang pertama adalah persyaratan untuk keandalan dan objektifitas informasi yang disajikan. Teks tersebut harus akurat dan informatif serta sesingkat mungkin. Secara alami, seharusnya tidak memiliki kesalahan tata bahasa, tanda baca dan gaya. Jika dalam dokumen Anda menyebutkan informasi yang terkandung dalam sumber atau dokumen lain, Anda harus menunjukkan semua hasilnya.
6
Edit draft dokumen dan koordinasikan dengan yang berwenang untuk melakukannya. Setelah itu, buat dokumen sesuai dengan standar yang diterima dan tanda tangani.
