Bisnis arsip muncul sehubungan dengan kebutuhan untuk akumulasi, sistematisasi, dan penyimpanan informasi. Tetapi pertama-tama, arsip diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pihak berwenang dan warga negara dalam mendapatkan informasi yang hilang dengan hati-hati disimpan dalam arsip. Ketika perlu untuk mengembalikan informasi tentang kerabat, informasi yang bersifat sosio-legal atau lainnya, perlu untuk menulis permintaan ke arsip yang sesuai.
Instruksi manual
1
Arsip memiliki aturan tertentu untuk memproses permintaan dari warga negara, badan hukum dan pihak berwenang, oleh karena itu, kunci keberhasilan adalah kepatuhan terhadap aturan sederhana.Pertama, permintaan harus mengandung informasi tentang pengirim. Untuk seorang individu, ini adalah nama keluarga, nama, dan patronimik, untuk organisasi - nama dan rincian identifikasi.
2
Kedua, Anda harus menentukan alamat balasan Anda dalam teks permintaan, jika tidak pekerja arsip tidak akan bisa mengirimi Anda jawaban.
3
Ketiga, perlu untuk menyatakan pertanyaan Anda dengan jelas. Jika Anda berencana untuk mengumpulkan informasi tentang leluhur Anda, Anda tidak perlu menjelaskan secara rinci sejarah keluarga Anda. Tidak perlu merumuskan keinginan yang tidak jelas, perhatian khusus harus diberikan pada kata-kata dari pertanyaan tersebut. Faktanya adalah bahwa menurut aturan untuk bekerja dengan permohonan dan permintaan warga dan organisasi, permintaan Anda pertama-tama akan dipertimbangkan oleh kepala arsip. Kepala akan menentukan klasifikasi masalah: silsilah, tematik atau sosial-hukum. Berdasarkan sifat permintaan, manajer arsip akan meneruskannya ke departemen yang sesuai untuk dieksekusi. Jelas bahwa semakin samar kata-katanya, semakin besar kemungkinan penentuan yang salah dari sifat permintaan dan penunjukan pelaksananya. Permintaan akan "berjalan" dari departemen ke departemen, dan sementara itu Anda akan menunggu jawaban.
4
Akhirnya, perlu untuk menentukan ruang lingkup informasi yang diminta, misalnya, kronologis atau teritorial. Tidak ada gunanya untuk meminta semua nama Anda, Anda harus menentukan periode kronologis dan kerangka kerja teritorial untuk mencari kerabat Anda.
Perhatikan
Pengerjaan permintaan ini adalah prioritas untuk arsip. Jika dinas militer (pekerjaan) berlangsung di beberapa unit militer, permintaan dikeluarkan untuk setiap unit militer secara terpisah dengan tahun dan bulan kedatangan dan keberangkatan. Permintaan konfirmasi cedera atau penyakit menunjukkan jumlah rumah sakit tempat perawatan diselesaikan.
Saran yang berguna
Urutan eksekusi permintaan dalam arsip. Permintaan arsip diterima atas permintaan pribadi warga negara, melalui surat dan email. Eksekusi permintaan dalam arsip diatur jika permintaan tersebut berisi data berikut: nama organisasi pemohon (atau nama belakang, nama depan dan patronimik untuk seorang individu), alamat surat, subjek (pertanyaan), kerangka kerja kronologis dari informasi yang diminta.
