Pesan telepon adalah pesan singkat namun penting yang dikirim melalui telepon. Dengan demikian, mereka paling sering menginformasikan tentang mengadakan rapat, rapat, dan rapat. Pesan telepon juga dapat berisi perintah mendesak dari kepala. Pesan telepon masuk yang Anda terima dan keluar yang Anda kirimkan. Kedua tipe memiliki desain yang mirip.
Instruksi manual
1
Di sudut kiri atas selembar kertas, letakkan nama lengkap organisasi Anda dan, jika perlu, nama unit struktural, misalnya, "Administrasi kota N." dan Kantor Pendidikan.
2
Di sudut kanan atas, masukkan penerima pesan telepon. Tunjukkan posisi, nama keluarga dan inisial orang tersebut: "Kepada direktur sekolah No. 37 Ivanov I.I." Jika ada beberapa penerima, Anda tidak perlu menyebutkan nama belakang: "Kepada kepala sekolah di kota N." Lampirkan daftar lengkap institusi yang dikirimi pesan telepon.
3
Tempatkan kata "Pesan telepon" dan nomor seri dua baris di bawah ini. Untuk pesan telepon keluar di bawah ini, tunjukkan tanggal kompilasi.
4
Kemudian mengikuti teks aktual dari pesan telepon: "Pada 22 Februari, pukul 17.00, sebuah pertemuan akan diadakan di Departemen Pendidikan untuk meningkatkan kegiatan sekolah kota. Penampilan kepala sekolah sangat diperlukan." Saat menyiapkan teks pesan telepon, hindari kata-kata dan frasa yang sulit didengar dan sulit diucapkan. Ingat bahwa pesan harus informatif dan singkat - tidak lebih dari 50 kata.
5
Saat mengirimkan pesan telepon, ucapkan kata-kata itu dengan jelas, terutama alamat, nama belakang, nama depan dan tengah orang, nama jalan, tanggal dan waktu acara. Pada akhirnya, pastikan untuk membaca teks itu lagi dan pastikan teman bicara Anda telah menuliskan semuanya dengan benar. Ketika Anda menerima pesan melalui telepon, dengarkan dengan cermat. Jika Anda memiliki pertanyaan, kosongkan segera.
6
Di bawah teks utama adalah posisi, nama keluarga dan inisial kepala yang menandatangani pesan telepon: "Kepala Departemen Pendidikan Petrov P. P." Dokumen keluar juga harus memiliki tanda tangan pribadi.
7
Di bagian bawah halaman, berikan informasi tentang karyawan yang bekerja dengan pesan telepon. Biasanya, posisi, nama keluarga dan inisial orang yang mengirim pesan, telepon kantornya, serta tanggal dan waktu transfer diletakkan di sebelah kiri. Di sebelah kanan adalah informasi tentang orang yang menerima dokumen: posisi, nama keluarga dan inisial, nomor telepon, tanggal dan waktu penerimaan.
8
Pesan telepon keluar dibuat dalam satu salinan dan disimpan dalam folder khusus. Lebih baik memiliki pesan yang masuk dalam dua salinan: Anda akan memberikan yang pertama ke kepala untuk pekerjaan lebih lanjut, dan yang kedua - dimasukkan ke dalam folder untuk penyimpanan.
Saran yang berguna
Siapkan formulir pesan telepon di komputer. Mereka sangat nyaman digunakan. Anda akan dapat memasukkan informasi ke dalam grafik yang diperlukan dengan tangan, tanpa menimpa data yang diulangi lagi. Formulir akan sama untuk pesan telepon masuk dan keluar.
