Kehidupan aktif sosial dan bisnis kita sering dikaitkan dengan partisipasi dalam berbagai jenis rapat - apakah itu rapat pemegang saham, rapat umum anggota koperasi, HOA, atau rapat publik lainnya. Peran pertemuan tersebut adalah keputusan dan dokumentasi masalah-masalah vital yang berhubungan dengan kegiatan organisasi publik atau badan hukum. Refleksi yang benar dalam dokumen keputusan yang diadopsi pada pertemuan tersebut menegaskan keabsahannya dan merupakan dokumen hukum.
Instruksi manual
1
Untuk menyusun notulen rapat, gunakan kertas tulis ukuran A4 standar. Judul protokol harus berisi nama dokumen dan bagian pengantar, yang mencerminkan alasan di mana pertemuan warga atau pemegang saham diadakan.
2
Di bawah tajuk, cantumkan tanggal pertemuan dan alamat tempat rapat berlangsung, serta jumlah peserta. Jika mereka yang hadir menandai partisipasi mereka berdasarkan lembar yang jelas, maka ini juga harus tercermin dalam risalah. Refleksikan bentuk pertemuan: dengan survei pendahuluan, dengan urutan yang jelas dengan kehadiran pribadi atau gunakan bentuk partisipasi gabungan.
3
Tunjukkan nama keluarga, nama depan dan patronimik ketua dan sekretaris yang dipilih oleh rapat, mencerminkan jumlah suara yang diberikan untuk, menentang dan abstain sesuai dengan pencalonan mereka.
4
Jelaskan daftar masalah dalam agenda, mulai dengan yang paling mendesak, beri nomor dan catatan pada pidato, debat dan pemungutan suara untuk setiap masalah dimulai dengan nomornya. Dalam rekaman pidato, perlu untuk menunjukkan hanya esensi utama dari laporan yang disajikan. Ini harus ditetapkan secara ringkas, tetapi dalam bentuk yang tidak termasuk penafsiran ganda. Jika perlu, teks pidato dapat dilampirkan ke notulen. Semua pidato, komentar, dan komentar yang relevan harus diberikan dengan nama yang ditunjukkan.
5
Catatan untuk setiap masalah harus diakhiri dengan keputusan yang menunjukkan hasil pemungutan suara. Setelah teks diskusi semua masalah dalam agenda, tunjukkan bahwa keputusan umum menyatakan rapat ditutup.
6
Tanda tangani protokol oleh ketua dan sekretaris rapat, simpan dalam arsip organisasi Anda atau ketuanya.
Perhatikan
Ketua koperasi atau HOA mungkin tidak bertindak sebagai ketua asosiasi.
Saran yang berguna
Jika protokol diperlukan untuk diserahkan ke otoritas eksternal, maka tentukan di dalamnya ketentuan persiapannya, karena mungkin terbatas.
