Jika seseorang, ketika situasi tertentu muncul, mengajukan keluhan atau saran kepada pihak berwenang setempat, dan pejabat tidak bereaksi terhadap banding dengan cara apa pun, muncul ide untuk menarik manajer yang lebih tinggi. Namun, ketika menulis surat, seseorang tiba-tiba bertanya-tanya: apakah mungkin ada semacam urutan, gaya, atau templat untuk perlakuan semacam itu? Semua ini benar-benar ada. Dan Anda tentu perlu mengetahui persyaratan untuk menulis surat yang ditujukan, misalnya, kepada menteri.
Instruksi manual
1
Jangan terburu-buru mengambil pena di puncak emosi Anda - kemarahan, kemarahan atau kemarahan. Biarkan diri Anda keren. Kalau tidak, surat Anda akan kacau: presentasinya kacau, dan intinya tidak jelas. Kemungkinan besar, surat seperti itu akan masuk ke keranjang. Pikiran Anda mengenai permohonan banding kepada Menteri harus diambil, ditertibkan, baru setelah itu Anda dapat membuat surat yang logis, paling informatif dan spesifik.
2
Perlu mematuhi aturan tertentu untuk memproses surat resmi. Di bagian atas lembar (pos), tulis posisi dan nama keluarga dengan benar dengan inisial penerima. Sebagai contoh:
Menteri Kesehatan dan Pembangunan Sosial Federasi Rusia T.A. Golikova.
Di bawah ini Anda dapat menunjukkan nama wakil menteri. Sebagai contoh:
Wakil Menteri Kesehatan dan Pembangunan Sosial A.L. Safonov. (Dalam hal ini, salinan surat Anda akan dikirim ke Wakil Menteri).
Anda dapat menulis di bawah alamat yang dituju - dari siapa surat itu. Sebagai contoh:
Dari Nikolaeva M.I, tinggal di
.Atau:
Dari tim rumah sakit kota pusat di Togliatti (nama dan tanda tangan dilampirkan).
Namun demikian, diperbolehkan memasukkan nama dan data pengirim di akhir surat.
3
Setelah tajuk, letakkan badan surat. Pertimbangkan kekhasan persepsi visual oleh seseorang (termasuk menteri) dari teks cetak atau tulisan tangan: pertama-tama, yang teratas dicatat, mis. bagian awal pesan. Itulah sebabnya, pada awalnya, secara harfiah di baris pertama, cobalah untuk menyatakan esensi permohonan Anda kepada menteri.
4
Sepanjang presentasi Anda, ikuti 5 persyaratan untuk teks surat resmi. Kita berbicara tentang melek huruf yang sempurna, keringkasan (singkat), kelengkapan (kelengkapan), kebenaran (bahkan jika Anda tidak merasa simpati untuk menteri ini dan Anda ingin mengekspresikan diri Anda dalam istilah yang kuat). Jika Anda mematuhi persyaratan ini, surat Anda akan dianggap serius. Terlebih lagi, sikap positif terhadap pengirim, mis. untuk Anda, dan semakin cepat Anda mendapatkan jawaban yang lengkap dan benar.
5
Surat itu harus dilengkapi dengan kata-kata "Hormat kami, Nikolaeva Maria Ivanovna" atau "Hormat kami, staf rumah sakit kota pusat di Togliatti." Berikutnya adalah tanggal dan tanda tangan (jika ini adalah surat kolektif, tanda tangan tidak diperlukan, karena lembar dengan nama keluarga dan tanda tangan akan dilampirkan pada surat itu).
Saran yang berguna
Jika Anda menulis surat resmi menggunakan program Word di komputer dan berencana mengirimkannya ke Kementerian melalui e-mail, maka Anda mungkin tidak dengan ketat mengamati beberapa kanon yang disajikan kepada surat tulisan tangan. Ini adalah aturan tidak tertulis hari ini.
Seluruh prosedur akan semakin disederhanakan jika Anda mengirim email langsung dari situs resmi Menteri. Anda cukup menggunakan templat yang sudah jadi, yang harus diselesaikan sesuai dengan instruksi yang diposting, sebagai aturan, di tempat yang sama. Jika surat Anda bersifat kolektif, maka bersama dengan surat itu kirim pindaian lembar tanda tangan.
