Jika organisasi Anda atau ditunjuk bertanggung jawab untuk mengadakan konferensi ilmiah, ini bukan hanya fungsi terhormat, tetapi juga pekerjaan organisasi yang hebat, di mana Anda perlu memperhitungkan semua hal kecil.
Instruksi manual
1
Buat panitia penyelenggara untuk konferensi, yang komposisinya ditentukan berdasarkan pesanan. Tentukan kursi untuk memimpin dan mengoordinasikan anggota komite. Tentukan tanggal konferensi dan durasi komite. Renungkan dalam urutan bagaimana upah karyawan yang menjadi anggotanya akan dibayarkan. Kirimkan pengumuman tentang konferensi dan dalam lampiran menunjukkan persyaratan untuk laporan, volume abstrak dan tenggat waktu untuk pengajuannya.
2
Tentukan sumber-sumber pembiayaan, ini mungkin ditargetkan pendanaan dari anggaran, menarik sponsor dan dana dari peserta konferensi itu sendiri.
3
Kirimkan undangan ke semua calon peserta konferensi dan program yang direncanakan. Tentukan jumlah peserta dan pembicara yang ingin berbagi perkembangan ilmiah dan hasil penelitian mereka dengan kolega. Tanyakan kepada peserta apakah Anda perlu memesan reservasi hotel dan memesan reservasi Anda.
4
Atur dengan percetakan untuk publikasi abstrak sebagai brosur terpisah dan, jika perlu, pesan program acara untuk dibagikan kepada peserta, lencana dengan nama, inisial dan nama organisasi.
5
Menurut jumlah peserta, tentukan kapasitas aula yang Anda butuhkan dan sewa kamar khusus yang dilengkapi untuk acara semacam ini. Pikirkan tentang peralatan apa yang perlu untuk melengkapi itu tambahan, periksa ketersediaan jumlah outlet komputer yang diperlukan, layar proyeksi, dll. Pikirkan pekerjaan prasmanan di mana peserta dalam rapat dapat minum kopi dan menikmati istirahat.
6
Pikirkan program konferensi, jika perlu, bagi menjadi beberapa bagian. Pertimbangkan di mana dimungkinkan untuk mengadakan pertemuan bagian tersebut. Pertimbangkan dalam program pidato para tamu konferensi, penyelenggara dan peserta. Pesan alat tulis untuk peserta konferensi - lencana, buku catatan, dan pulpen merupakan standar.
7
Bentuk paket dokumen, materi promosi dan alat tulis yang akan disajikan kepada peserta konferensi bersama dengan lencana.
