Klaim kepada organisasi dan karyawannya biasanya diajukan dalam bentuk keluhan, ini adalah semacam pernyataan yang menggambarkan situasi dan kondisi di mana hak pemohon dilanggar atau dilanggar, serta persyaratan untuk mengambil tindakan terhadap siapa pun yang melakukan pelanggaran ini. Respons terhadap pengaduan harus dirancang secara kompeten dari sudut pandang hukum. Jika Anda mengisi jawaban untuk klaim dengan benar, ini akan membantu melindungi minat Anda.
Instruksi manual
1
Pertama, ketika menerima pengaduan, terima dan daftarkan, pastikan untuk menunjukkan tanggal penerimaan, nama belakang dan posisi orang yang menerimanya. Berikan salinan klaim itu sendiri dengan tanda dan penerimaan. Harap dicatat bahwa meskipun Anda tidak menerima klaim, pemohon dapat mengirimkannya kepada Anda melalui surat terdaftar dengan pemberitahuan tanda terima. Pada prinsipnya, ini akan cukup untuk mengasumsikan bahwa Anda menerima klaim.
2
Saat menyiapkan respons terhadap klaim, siapkan bukti tertulis yang akan menjunjung tinggi posisi Anda. Kembalikan juga urutan kronologis peristiwa yang disebutkan dalam klaim. Akibatnya, respons Anda terhadap pengaduan dapat digunakan di pengadilan sebagai bukti posisi Anda, jadi cobalah untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang damai dan tawarkan klien kompensasi dalam menanggapi pengaduan tersebut. Jika masalah tidak terselesaikan dan akan diajukan ke pengadilan, maka posisi Anda dapat secara positif memengaruhi keputusan pengadilan. Biasanya, tenggat waktu untuk menanggapi suatu klaim ditetapkan pada akhir kontrak. Anda, sebagai penerima klaim, diharuskan untuk menerima, mempertimbangkan, dan memberikan tanggapan tertulis kepadanya selama periode ini.
3
Menanggapi keluhan, tunjukkan semua informasi yang diperlukan untuk dokumen ini, yaitu:
tuliskan nama perusahaan, informasi pendaftaran, serta alamat pengirim dan penerima pengaduan.
4
Nyatakan inti dari pengaduan. Jika klaim puas atau sebagian, maka tunjukkan jumlah kompensasi, serta periode dan metode kompensasi.
5
Jika Anda telah ditolak pengaduan, tunjukkan alasan penolakan, merujuk pada dokumen hukum tertentu dan pasal-pasal hukum. Pastikan untuk memasukkan semua dokumen yang terlampir pada respons terhadap keluhan.
